»Ikke fordi jeg tror du er dum – mere for at være sikker på ….«
Tænk hvis vi hver gang vi afleverede et budskab til en medarbejder, med anmodning om udførelse af en opgave, eller efter en træningssession, lige bad pågældende om at gentage – tænk hvis modtageren, fik lejlighed til at gentage det netop modtagne – tænk hvis du var god til og turde bede modtager om at gentage, uden at pågældende ville føle sig dum!
Forslag til ordvalg
»For god orden skyld, kunne jeg lige bede dig om at gentage, mere for at være sikker på, at jeg har formået at formidle mit budskab på en forståelig måde!«
Prøv du som læser, at reflekterer lidt over hvor mange gange du selv har prøvet, eller overværet andre der har prøvet, at videregive en information/opgave og oplevet, hvor ”skævt” den er modtaget – og hvor hyppigt det ofte medfører fejl-udførelse og dermed omarbejde, tab af produktion og tid m.m., eksempler, hvor man har sagt til sig selv: Nej, nej, nej, det var da ikke på den måde det skulle udføres!
Vi har lullet os ind i og accepteret, at der er mange kommunikationsbrist i vores hverdag. Vi ved ikke hvad der skal til for at vidensdele på så forståelig en måde som muligt – det er ’acceptabelt’ at der opstår kommunikationsfejl og vi bryder os ikke om at komme helt ned i flue.………, eller vi er måske selv så erfarne i emnet og det ligger på rygraden, at det er svært for os at beskrive en opgave detaljeret når vi vidensdeler – vi tror, modtageren let forstår det vi selv har dannet i vores hoved.
Huskeregler i kommunikation
at du har sagt det, betyder ikke nødvendigvis at det er hørt
selv om det er hørt, er det ikke altid forstået
skulle det være forstået, er det ikke sikkert det er accepteret
hørt, forstået og accepteret, behøver ikke at betyde din kommunikerede opgave bliver udført
Rigtig produktion første gang – Rigtig træning første gang
Virksomheder har gennem år arbejdet hen imod »rigtig produktion første gang« og flere er lykkedes godt – En række virksomheder er kommet et skridt videre og siger nu også »rigtig træning/vidensdeling første gang« – de har erkendt, at det kræver stærk kommunikation og at forudsætningen for at bevare de forbedringer de allerede har gjort, er en accept hos medarbejderne, på den ofte foranderlige og nye måde arbejdsprocesser skal udføres. Medarbejderne skal selv have en stor aktie i forbedringerne og træningsprogrammet.
Bevarelse af opnåede forbedringer,
kræver et vedvarende moderat ledelsespres
Effektiv træning
Jobinstruktion (JI) i Training Within Industry* (TWI), gennemføres typisk 1:1, og i arbejdstiden, hvor træneren tager ’teten’ og begynder at lede med det samme, ved først at forklare helheden i en opgave, placerer medarbejderen så pågældende kan se og høre bedst, når træneren viser opgaven første gang og blot nævner hovedpunkterne, om HVAD der skal gøres.
Videre viser træneren opgaven én gang mere, hvor pågældende nu lægger vægt på at forklare HVORDAN opgaven skal udføres og endelig vises en tredje gang hvor årsagerne, vigtigheden af/hvorfor specielt, opgaven skal udføres på den anviste måde hver gang.
Bemærk, med en forklaring om hvorfor (vigtigheden af hvorfor specielt),
kan du næsten komme igennem med alt/få lov til …
En ’forforståelse’ skal fjernes og en ny skal sættes ind!
Alle i et område med en ny standard skal trænes. TWI job instruktion handler også om at fjerne en forforståelse hos erfarne medarbejder – en årelang følelse (rutine), der for pågældende er den ’rigtige’ og bedste måde, han/hun udføre arbejdsprocessen på – det handler om at få ’programmeret’ medarbejderens hjerne, til en accept på den nye, af alle i området, gennem en høring, annerkendte måde, hvormed arbejdsprocessen skal udføres. Alt dette gøres naturligvis bedst når det er medarbejderne selv, der har været en del af hele processen og udfærdigelsen af arbejdsprocesserne.
Det handler om gentagelser
Nye rutiner skal trænes og at gentage det modtagne, er det stærke i TWI jobinstruktionsmodulet – Det er det, der er det grænsebrydende – Det er det, der er det mavesårskrattende – Det er det, der sjældent præsteres hos en ny-udklækket træner, hvis pågældende ikke bliver støttet af dig som leder de første gange og at du igen, ved senere ’proceskonfirmering’, står ved siden af og giver feedback og bruger udtryk som: Det er sådan jeg vil ha’ det, etc.
Se eksempel: Problems in Supervision: Instructing Workers on the Job.
Det absolutte stærke ved TWI Job Instruktion er, at træneren øjeblikkelig kan erfare tre ting:
træneren kan øjeblikkelig se om eleven kan udføre opgaven (visuelt)
træneren kan høre om eleven har forstået opgaven (auditivt)
træneren kan fornemme om eleven har accepteret, måden hvormed opgaven skal udføres (kinæstetisk)
Det ’lugter af’
den gamle mesterlære er kommet tilbage
’Verdens mindste lærevejledning’ herunder
(Indholdet i trænerkortet må gengives)
Husk at der jo altid pågår tid til en vidensdeling (træning) af en nyansat medarbejder og at denne træning ofte ikke skaber tryghed og nok læringsdybde, hvorfor der ofte sker fejl og ’gentræning’ må pågå. Træning behøver ikke at være omfattende og tidskrævende. TWI job instruktion kan gennemføres relativt hurtigt.
Kun amatører træner ikke – professionelle træner altid
Astronauter er vel nok en ’faggruppe’ der træner mest ’her på jorden’. Det er en gruppe der ved, at træning giver dem sikkerhed for at de kan løse de mest ekstreme opståede situationer. De ved, at selv om der opstå situationer de ikke har trænet i, vil de være bedre rustet til at løse dem, netop med baggrund i den megen træning.
Træningsstandarder (PF, JBS og PiF)
Endelig er der træningsstandarderne – Procesforståelse (PF), Job-Breakdown-Sheet (JBS) og Proces instruktions Film (PiF). Alle hænger uadskillelig sammen med trænerkortet. PF og PiF, er tillæg og videreudviklede træningsstandarder hos ThraneConsulting, medens JBS er den essentielle i TWI job instruktion. Læring – fra generalist til specialist – giver en bred forståelse, der er et godt grundlag for en detaljeret indlæring og en forudsætning for bredere forbedringsforslag fra medarbejderne, gennem eksempelvis Kaizen og KATA
En virksomhed skal drives med baggrund i systemer og ikke ’skjult’ viden
Søren Thrane
Founder of ThraneConsulting
www.t-c.dk
thrane@t-c.dk
+45 52 30 72 04
___________________________
Om *Training Within Industry (TWI)
USA’s deltagelse i anden verdenskrig betød store udfordringer. Produktionen skulle øges væsentligt og der skulle rekrutteres et antal millioner mennesker, hvoraf mange var kvinder, der skulle på arbejdsmarkedet for første gang. Regering nedsatte en kommission, med militærets deltagelse, der fik til opgave at beskrive et effektivt træningsprogram, der skulle tage hånd om rekruttering af de mange nye medarbejdere.
TWI-programmet blev markedsført med Rosie the Rivete (foto) og indledtes med en række forskellige programmer i, Job Instruction, Job Relation, Job Method - og Job Safety.
Alle programmer hænger sammen og har et stærkt fokus på ledelsesfilosofien, i forbindelse med gennemførelse af den massive træningsform.
TWI var oprindelig beskrevet til træning af medarbejdere indenfor industrien og finder nu også anvendelse inden for service og administration.
TWI var oprindelig beskrevet til træning af medarbejdere indenfor industrien og finder nu også anvendelse inden for service og administration.